Anmeldeformular erstellen: Welche Felder erlaubt sind und welche nicht

Ein Anmeldeformular zu bauen dauert zwanzig Minuten. Zu entscheiden, was hineingehört, dauert länger, und genau dieser Teil wird meistens übersprungen. Man nimmt eine Vorlage, streicht zwei Felder, ergänzt drei und veröffentlicht.

Das Ergebnis sind Formulare, die nach Geburtsdatum, Privatadresse und Telefonnummer fragen, obwohl der Kurs zwei Stunden dauert und die Bestätigung per Mail kommt.

Art. 6 DSG verlangt, dass die Bearbeitung von Personendaten verhältnismässig ist und einem bestimmten, erkennbaren Zweck dient. Praktisch heisst das: Für jedes Feld muss es eine Antwort auf die Frage geben, wozu ihr die Angabe braucht.

Macht den Test einmal Feld für Feld. Die Adresse braucht ihr, wenn ihr etwas per Post schickt oder eine Rechnung stellt. Die Telefonnummer, wenn ihr kurzfristige Absagen telefonisch meldet. Das Geburtsdatum, wenn es eine Altersgrenze gibt oder ihr einen Alterstarif anbietet.

Wo die Antwort «könnte man später mal brauchen» lautet, gehört das Feld raus. Das ist keine juristische Spitzfindigkeit, sondern hat einen messbaren Nebeneffekt: Jedes zusätzliche Pflichtfeld kostet Abschlüsse. Wer nur Name und Mail verlangt, bekommt mehr Anmeldungen als wer neun Felder verlangt.

Eine Angabe, die für den Vertragsschluss nicht nötig ist, darf kein Pflichtfeld sein. Wenn ihr die Telefonnummer «für den Fall der Fälle» wollt, macht sie freiwillig und schreibt dazu, wofür.

Der häufigste Verstoss ist die Newsletter-Checkbox, die vorangekreuzt oder gar nicht abwählbar ist. Eine Einwilligung muss nach Art. 6 Abs. 6 DSG freiwillig und nach angemessener Information erfolgen. Vorangekreuzt ist sie beides nicht. Und die Anmeldung zum Kurs darf nicht davon abhängen, dass jemand den Newsletter abonniert.

Angaben zu Gesundheit, Religion, politischen Ansichten, Gewerkschaftszugehörigkeit, Intimsphäre und ethnischer Herkunft sind besonders schützenswerte Personendaten nach Art. 5 lit. c DSG. Für sie gelten strengere Anforderungen, unter anderem eine ausdrückliche Einwilligung.

Im Alltag betrifft das vor allem zwei Felder: «Allergien und Unverträglichkeiten» bei Anlässen mit Verpflegung und «Besondere Bedürfnisse» bei Kursen mit Bewegungsanteil. Beides ist legitim, wenn ihr es braucht. Beides gehört nicht in dieselbe Übersicht wie die Namensliste, sondern nur zu den Personen, die es umsetzen müssen.

Wer eine Anmeldung für einen Yogakurs baut und dabei nach Vorerkrankungen fragt, erhebt Gesundheitsdaten. Das ist zulässig, wenn die Kursleitung sie für die Sicherheit braucht. Es ist nicht zulässig, sie danach im Verteiler zu belassen.

Die Zustimmung zu AGB gehört in eine eigene, nicht vorangekreuzte Checkbox mit direktem Link auf den Text. Ein Satz im Kleingedruckten «mit dem Absenden akzeptieren Sie unsere AGB» ist in der Praxis heikel, weil ihr im Streitfall nachweisen müsst, dass die Person die Bedingungen zur Kenntnis nehmen konnte.

Besonders relevant sind Annullierungsbedingungen. Wer bis vierzehn Tage vor Kursbeginn kostenlos stornieren kann und danach die Hälfte zahlt, muss das an der Stelle sichtbar machen, an der die Anmeldung ausgelöst wird. Nicht drei Klicks weiter.

Trennt AGB und Datenschutzerklärung in zwei Elemente. Die AGB brauchen eine Zustimmung, die Datenschutzerklärung nicht. Sie ist eine Informationspflicht nach Art. 19 DSG, keine Einwilligung. Wer beides in eine Checkbox packt, macht aus einer Information eine Bedingung.

In der Schweiz beginnt die Volljährigkeit mit 18 Jahren, Art. 14 ZGB. Minderjährige sind nach Art. 19 ZGB beschränkt handlungsfähig. Verträge, die sie eingehen, brauchen grundsätzlich die Zustimmung der gesetzlichen Vertretung.

Die Ausnahme betrifft Mittel, über die Minderjährige frei verfügen dürfen, also Taschengeld und Lehrlingslohn. Ein 16-Jähriger, der ein Konzertticket für vierzig Franken vom eigenen Geld kauft, schliesst einen gültigen Vertrag. Dieselbe Person, die einen kostenpflichtigen Jahreskurs für CHF 900 bucht, in der Regel nicht.

Für ein Anmeldeformular heisst das konkret: Wenn euer Angebot kostenpflichtig ist und sich an unter 18-Jährige richtet, braucht ihr ein Feld für die gesetzliche Vertretung. Ein blosses Häkchen «Ich bin über 18» schützt euch nicht, wenn ihr wisst, dass eure Zielgruppe jünger ist.

Für rein kostenlose Anlässe ist die Lage entspannter, weil kein Verpflichtungsgeschäft entsteht. Beim Datenschutz bleibt trotzdem die Frage, ob ein 13-Jähriger die Tragweite seiner Einwilligung erfassen kann. Die Praxis verlangt hier Urteilsfähigkeit im konkreten Fall, nicht eine feste Altersgrenze.

Nehmt keine Kreditkartendaten über euer eigenes Formular entgegen. Sobald Kartendaten durch eure Systeme laufen, greift der PCI-DSS-Standard mit einem Prüfaufwand, den kein Kursanbieter stemmen will.

Der übliche Weg ist die Weiterleitung an einen Zahlungsdienstleister. Stripe, Datatrans, Payrexx und Wallee sind die Namen, die man in der Schweiz am häufigsten sieht. Die Kartendaten gehen direkt dorthin, ihr bekommt nur die Bestätigung.

Bei Rechnung mit Einzahlungsschein braucht ihr die Postadresse, sonst nicht. Das ist der einzige Fall, in dem das Adressfeld selbstverständlich ist.

Nach dem Absenden gehört eine Bestätigungsmail mit den eingegebenen Daten, den Annullierungsbedingungen und einem Kontakt für Korrekturen. Das ist keine Pflicht, aber es reduziert Rückfragen und dient euch im Streitfall als Nachweis, was die Person angegeben hat.

Dazu gehört ein Weg, die Anmeldung wieder zu löschen. Betroffenenrechte nach Art. 25 und Art. 32 DSG gelten auch für Kursanmeldungen, und eine Mailadresse für Auskunfts- und Löschbegehren ist einfacher, als jedes Mal individuell zu antworten.

Das Formular ist die eine Hälfte. Die andere ist, was danach passiert. Aus den Anmeldungen wird eine Teilnehmerliste, ein Check-in, vielleicht ein Nachweis. Wer das von Anfang an mitdenkt, spart sich den manuellen Übertrag in Excel. Wie ihr diesen Teil sauber aufsetzt, steht im Artikel zur Teilnehmerliste.

Und wenn euer Formular Gesundheitsdaten, Ausweiskopien oder Angaben zu Kindern einsammelt, lohnt sich der Blick darauf, wo der Anbieter die Daten speichert und ob er sie lesen kann. Bei einer Anmeldung zum Grillfest ist das egal. Bei einer Anmeldung zur Elternberatung nicht.