Teilnehmerliste erstellen: Vorlage, Datenschutz und der Weg weg von Excel

Die meisten Teilnehmerlisten entstehen zweimal. Einmal in den Anmelde-Mails, die im Postfach liegen, und ein zweites Mal von Hand in einer Excel-Datei, weil man die Namen ja irgendwo sauber braucht. Wer schon einmal eine Weiterbildung organisiert hat, kennt den Moment kurz vor Kursbeginn, in dem drei Abmeldungen und zwei Nachmeldungen in der Datei fehlen und niemand mehr weiss, welche Version die aktuelle ist.

Das ist kein Softwareproblem, sondern ein Prozessproblem. Die Liste ist nie das Ziel. Sie ist das Nebenprodukt eines Anmeldevorgangs.

Es gibt vier Zwecke, und sie stellen unterschiedliche Anforderungen.

Der Überblick vor dem Anlass: Wer kommt, wie viele Stühle, wie viel Essen. Hier zählt Aktualität, sonst nichts.

Der Präsenznachweis während des Anlasses: Wer war tatsächlich da. Für Kurse mit Zertifikat oder Anwesenheitspflicht braucht es eine Unterschrift oder einen digitalen Check-in.

Der Beschlussfähigkeitsnachweis: Bei der Generalversammlung eines Vereins dient die Präsenzliste dem Nachweis, dass genügend Mitglieder anwesend waren und Beschlüsse gültig zustande kamen. Wer bei einer Anfechtung nicht belegen kann, wer im Saal sass, hat ein Problem.

Der Nachweis gegenüber Dritten: Bei Instruktionen zur Arbeitssicherheit verlangt die EKAS-Richtlinie 6508 zur Beizugspflicht von Arbeitsärzten und anderen Spezialisten dokumentierte Schulungen. Die Teilnehmerliste ist in der Praxis das Dokument, das der Suva-Kontrolleur sehen will. Ähnlich bei berufsspezifischen Weiterbildungspflichten.

Welchen Zweck ihr verfolgt, entscheidet darüber, welche Felder ihr braucht. Und das entscheidet wiederum über den Datenschutz.

Für den blossen Überblick reichen Vorname, Name und eine Kontaktmöglichkeit. Alles Weitere ist optional und muss begründbar sein.

Für den Präsenznachweis kommt das Datum dazu, bei mehrtägigen Kursen pro Tag, plus ein Feld für Unterschrift oder Check-in-Zeitstempel.

Für den Nachweis gegenüber Dritten braucht es zusätzlich den Kursinhalt, den Namen der instruierenden Person und die Dauer. Ohne diese Angaben belegt die Liste, dass jemand anwesend war, aber nicht wobei.

Was in den meisten Listen steht und selten nötig ist: Geburtsdatum, Privatadresse, Funktion im Betrieb, Allergien in einer Spalte, die alle sehen. Art. 6 DSG verlangt Verhältnismässigkeit. Wer das Geburtsdatum abfragt, weil das Formular-Template es vorschlug, kann diese Bearbeitung nicht begründen.

Allergien und Ernährungswünsche sind ein häufiger Stolperstein. Angaben zur Gesundheit sind besonders schützenswerte Personendaten nach Art. 5 lit. c DSG. Sie gehören nicht in eine Liste, die am Empfang aufliegt oder im Team herumgeschickt wird. Sie gehören zur Küche, und nur dorthin.

Die ausgedruckte Anwesenheitsliste, die am Eingang liegt und in die sich alle eintragen. Damit sieht jede Person, die sich einträgt, sämtliche Namen darüber. Bei einem Kurs zu Führungsthemen ist das harmlos. Bei einer Schulung zum Thema Suchtprävention, einer Selbsthilfegruppe oder einer betriebsinternen Beratung ist es eine Bekanntgabe von Daten, die niemand bekanntgeben wollte.

Die Lösung ist banal: Einzelblätter, ein Tablet mit Check-in oder eine Liste, die nur die anwesende Person und die Kursleitung sehen.

Vereine neigen dazu, das GV-Protokoll samt Präsenzliste auf die Website zu stellen. Der EDÖB hat dazu klar Stellung genommen: Die Veröffentlichung im Internet ist unverhältnismässig, weil das Protokoll nur den Mitgliedern zugänglich gemacht werden muss. Ein passwortgeschützter Mitgliederbereich oder der Versand per Mail erfüllen denselben Zweck, ohne die Daten der Allgemeinheit zu öffnen.

Dasselbe gilt für Teilnehmerlisten in Newslettern und auf Social Media. «Diese 23 Personen waren an unserem Anlass» ist eine Bekanntgabe, für die es eine Rechtfertigung braucht.

Es gibt keine allgemeine Frist für Teilnehmerlisten. Die Antwort ergibt sich aus dem Zweck.

Reiner Anlassüberblick: Nach dem Anlass löschen. Es gibt keinen Grund, die Liste des Sommerfests 2023 noch zu haben.

GV-Präsenzliste: So lange, wie Beschlüsse angefochten werden können, in der Praxis meist zusammen mit dem Protokoll und der Vereinsbuchhaltung. Zehn Jahre sind hier eine gängige, wenn auch grosszügige Praxis.

Nachweis von Sicherheitsinstruktionen: So lange, wie die Instruktion gültig ist, plus die Zeit, in der Haftungsansprüche denkbar sind. Bei periodischen Instruktionen mindestens bis zur nächsten.

Wichtig ist, dass ihr die Frist festlegt und aufschreibt. Eine Liste, die «einfach so» in einem Ordner liegt, hat keine Aufbewahrungsdauer, sondern eine Ansammlung.

Der Grund, warum die Excel-Version nervt, ist der manuelle Übertrag. Jede Anmeldung, jede Abmeldung und jede Korrektur muss jemand von Hand nachführen, und genau dort entstehen die Fehler.

Wenn die Anmeldung über ein Online-Formular läuft, entfällt der Schritt. Die Liste ist der Datenbestand, nicht eine Kopie davon. Änderungen sind sofort drin, der Export für den Ausdruck am Kurstag ist ein Klick, und beim Check-in wird direkt in derselben Quelle abgehakt.

Was man dabei prüfen sollte: Wo liegen die Daten, wer kann sie lesen, und wie kommt man wieder an sie heran, wenn man das Tool wechselt. Bei Teilnehmerlisten für ein Vereinsfest ist das nebensächlich. Bei einer Schulung mit Angaben zu Gesundheit oder betrieblichen Vorfällen nicht.

Wie ihr das Anmeldeformular davor aufbaut, welche Felder rechtlich heikel sind und was bei Minderjährigen und Zahlungen gilt, steht im Artikel zum Anmeldeformular erstellen.

Wer eine Excel-Vorlage sucht, findet Dutzende. Meine Erfahrung ist, dass die meisten zu viele Spalten haben, weil sie für jeden Anwendungsfall passen sollen. Baut euch lieber eine mit fünf Spalten und ergänzt, was ihr wirklich braucht.

Und dann rechnet einmal aus, wie viele Minuten pro Anlass fürs Nachführen draufgehen. Bei vier Kursen im Jahr und einer Stunde pro Kurs ist das ein halber Arbeitstag, für eine Tätigkeit, die niemand vermisst, wenn sie wegfällt.