Das Dokument, das seit Jahren niemand umbaut
In den meisten Betrieben liegt eine Handvoll Unterlagen, die vor Jahren einmal jemand gebaut hat. Eine Anmeldung in Word, eine Offertanfrage als PDF, ein Fragebogen, bei dem niemand mehr weiss, wer die Fragen formuliert hat. Dass diese Dokumente online besser aufgehoben wären, bestreitet niemand. Umgebaut werden sie trotzdem nicht.
Das liegt selten an der Software. Ein einfaches Formular klicken Sie im Formsly-Builder in einer Viertelstunde selbst zusammen. Der Aufwand steckt in der Vorarbeit: Welche Fragen bleiben, welche sind über die Jahre dazugekommen und braucht niemand mehr, welche Felder sollen nur für einen Teil der Ausfüllenden erscheinen. Diese Arbeit schiebt man vor sich her, weil sie im administrativen Alltag nie dringend ist.
Genau dafür gibt es unseren Digitalisierungsservice. Sie schicken das bestehende Dokument, wir bauen das Formular.
460 CHF, und bezahlt wird nach der Vorschau
Die Setup-Gebühr beträgt einmalig 460 CHF und deckt ein Formular üblichen Umfangs ab, also etwa bis 25 Fragen in einer Sprache. Bei einer zweiten Sprachversion oder stark verschachtelter Logik schauen wir den Aufwand vorgängig an und nennen den Preis, bevor wir anfangen. Nachträgliche Aufschläge gibt es nicht.
Wichtiger als der Betrag ist die Reihenfolge. Wir bauen das Formular auf und schicken einen Vorschau-Link, der ohne Anmeldung funktioniert. Sie klicken sich in Ruhe durch. Erst wenn das Resultat passt, kommt der Zahlungslink. Bis dahin ist nichts verbindlich, und wer abspringt, hat nichts bezahlt.
Der Vorschau-Link steht üblicherweise innert drei Arbeitstagen nach Eingang der Unterlagen. Und der Service ist freiwillig: Wer lieber selbst baut, braucht uns nicht, der Builder steht jedem Konto offen.
Die Stiftung und das Gönnerformular
Eine Stiftung registriert neue Gönnerinnen und Gönner über ein zweiseitiges PDF. Ausdrucken, von Hand ausfüllen, einscannen, zurückschicken. Wer das Dokument auf dem Handy öffnet, legt es meistens wieder weg.
Wir bekommen das PDF, das Logo und die Hausfarbe. Daraus wird ein Formular mit bedingter Logik: Die Angaben zur Firmenmitgliedschaft erscheinen nur, wenn jemand «Unternehmen» auswählt. Alle anderen sehen diese Fragen gar nie. Auf dem Smartphone ist das Ausfüllen damit eine Sache von zwei Minuten, was die Abbruchquote spürbar senkt.
Das KMU und die Offertanfrage
Ein Dienstleister im B2B-Bereich braucht für eine seriöse Offerte ein Dutzend Vorabinformationen. Bisher lief das über ein Word-Dokument, das regelmässig halb ausgefüllt zurückkam, worauf zwei oder drei Mails hin und her gingen.
Aus dem Fragenkatalog wird ein Formular über mehrere Schritte, mit Seitenwechseln zwischen den Themenblöcken. Pflichtfelder verhindern, dass eine Angabe fehlt. Die Antworten kommen strukturiert an und nicht als Fliesstext im Postfach.
Die Gemeinde und die Event-Anmeldung
Eine Gemeindeverwaltung organisiert jedes Jahr den Neuzuzügeranlass. Bisher luden die Einwohnerinnen und Einwohner ein PDF von der Website, druckten es aus und schickten es per Post zurück. In der Verwaltung tippte danach jemand die Angaben in eine Excel-Tabelle ab.
Das Online-Formular übernimmt Wappen und Farben der Gemeinde. Die Anmeldung dauert am Handy eine halbe Minute, die Gästeliste exportiert die Verwaltung per Klick als Excel- oder CSV-Datei. Die Daten liegen dabei auf Servern in Zürich und verlassen die Schweiz nicht.
Der Ablauf in vier Schritten
Anfrage schicken: Sie senden uns das bestehende PDF, die Word-Datei oder einfach eine Nachricht mit den gewünschten Fragen. Wenn das Formular optisch zum Firmenauftritt passen soll, legen Sie Logo und Hausfarbe bei. Anhänge nehmen wir als PDF, Word, Excel, Textdatei, Bild oder ZIP entgegen, bis 10 MB pro Datei und höchstens fünf Dateien pro Anfrage.
Konto eröffnen: Gleich nach dem Absenden eröffnen Sie Ihr Formsly-Konto. Das ist gratis, dauert eine Minute und braucht keine Kreditkarte. Dorthin übertragen wir später das fertige Formular.
Vorschau prüfen: Wir bauen das Formular in unserem eigenen Konto auf, damit Sie während des Aufbaus weder ein Abo lösen noch Zugriffsrechte vergeben müssen. Zum Prüfen bekommen Sie den Vorschau-Link, der ohne Anmeldung funktioniert.
Bezahlen und übernehmen: Passt alles, kommt der Zahlungslink über die Setup-Gebühr. Nach der Zahlung übertragen wir das Formular per Einladung an Ihre E-Mail-Adresse, Sie nehmen die Übertragung mit einem Klick an. Danach haben wir keinen Zugriff mehr darauf, und den letzten Feinschliff machen Sie selbst im Builder.
Was danach läuft
Die Setup-Gebühr bezahlt den Aufbau, nicht den Betrieb. Damit das Formular online erreichbar ist und Antworten sammelt, brauchen Sie ein Professional-Abo. Das kostet 34.85 CHF im Monat, bei Jahreszahlung 29 CHF im Monat, und steht mit allen Limiten auf der Seite Preise. Das Konto selbst bleibt gratis.
Die Unterlagen, die Sie uns schicken, liegen AES-256-GCM-verschlüsselt auf einem Server in Zürich. Wir verwenden sie ausschliesslich für den Aufbau Ihres Formulars, und 30 Tage nach Eingang löscht ein automatischer Auftrag sie samt der zugehörigen Anfrage.
Eine Grenze gibt es. Formulare für Gesundheitsdaten oder für Daten unter einem Berufs-, Amts- oder Bankkundengeheimnis bauen wir nicht auf. Das ist in den AGB ausgeschlossen, unabhängig davon, wer das Formular erstellt.
Wer ein solches Dokument auf dem Tisch hat, schickt es uns über das Anfrageformular. Sie bekommen eine Rückmeldung mit Preis und Termin, bevor wir mit dem Aufbau beginnen.
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