Warum eine E-Mail wie eine Postkarte ist – und was das für Ihre Kundendaten bedeutet

Stellen Sie sich vor, Sie müssten eine Kopie Ihres Passes und Ihre letzte Lohnabrechnung an einen Geschäftspartner schicken. Würden Sie diese Dokumente offen auf eine Postkarte kleben und in den gelben Briefkasten werfen?

Wahrscheinlich nicht. Doch genau das tun täglich viele Unternehmen, wenn sensible Informationen per einfacher E-Mail angefordert und versendet werden.

Viele Nutzer glauben, eine E-Mail sei ein privater Tunnel zwischen Absender und Empfänger. In der Realität durchläuft eine Standard-E-Mail zahlreiche Server und Knotenpunkte.

An jedem dieser Punkte können Inhalte theoretisch mitgelesen oder abgefangen werden. Für das nDSG ist das bei sensiblen Personendaten ein erhebliches Risiko.

Wer ID-Kopien, Gesundheitsdaten oder Finanzbelege unverschlüsselt anfordert, handelt im Ernstfall grobfahrlässig.

Das Risiko endet nicht beim Versand. Einmal angekommen, liegen Anhänge oft jahrelang unkontrolliert in Posteingängen, Papierkörben und Backups.

Da E-Mail-Accounts ein primäres Ziel für Phishing sind, reicht ein kompromittiertes Passwort, um auf jahrelang gespeicherte Kundendokumente zuzugreifen.

Statt Postkarten mit sensiblen Daten sollten Unternehmen einen digitalen Tresor anbieten. Mit Formsly ersetzen Sie den unsicheren E-Mail-Anhang durch ein verschlüsseltes Schweizer Online-Formular.

Die Daten werden bereits im Browser abgesichert und ausschliesslich auf zertifizierten Servern in Zürich gespeichert.

So behalten Sie die Kontrolle über den Datenfluss und können Informationen bei Bedarf rechtssicher löschen.