Warum Unterschriften auf Papier ein Prozess-Problem sind
Viele Prozesse sind digital – bis zur Unterschrift. Dann folgt der Medienbruch: Dokument ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per E-Mail zurückschicken. Oder: Termin vereinbaren, persönlich vorbeikommen, Papier unterschreiben, Kopie mitnehmen.
Das kostet Zeit – auf beiden Seiten. Und es erzeugt Papier, das archiviert, gesichert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wieder vernichtet werden muss.
Für Unternehmen, die ihre Prozesse konsequent digitalisieren wollen, ist der Papierpfad zur Unterschrift eine der letzten echten Lücken.
Was eine digitale Signatur rechtlich kann – und was nicht
In der Schweiz regelt das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) zusammen mit dem Obligationenrecht, welche Signaturformen welche Rechtswirkung haben. Die einfache elektronische Signatur – zum Beispiel eine gezeichnete Unterschrift im Browser – ist für viele Anwendungsfälle bereits ausreichend.
Konkret: Einwilligungserklärungen, Bestellbestätigungen, allgemeine Vertragsdokumente ohne Formvorschrift, interne Genehmigungen oder Protokolle können mit einer einfachen elektronischen Signatur rechtswirksam unterzeichnet werden.
Für Anwendungsfälle mit gesetzlicher Schriftformerfordernis (z. B. bestimmte Arbeitsverträge oder Bürgschaftserklärungen) ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig. Die QES erfordert eine Identitätsprüfung und ist über spezialisierte Anbieter erhältlich.
Wie die Signatur-Funktion in Formsly funktioniert
Die neue Signatur-Funktion fügt einem Formular ein Zeichenfeld hinzu, in dem Nutzende mit der Maus, dem Finger oder einem Stift unterschreiben können. Die Unterschrift wird als Bild erfasst und zusammen mit den restlichen Formularantworten gespeichert.
Das Signaturfeld verhält sich wie jedes andere Formsly-Element: Es kann als Pflichtfeld markiert werden, in Multi-Step-Formulare integriert werden und erscheint in der Antwortansicht mit Zeitstempel der Unterzeichnung.
Für Einwilligungserklärungen empfiehlt sich die Kombination aus Consent-Feld (Checkbox mit ausformuliertem Text) und Signaturfeld – so ist sowohl die inhaltliche Zustimmung als auch die handschriftliche Bestätigung dokumentiert.
Typische Anwendungsfälle
Behandlungseinwilligungen in Praxen und Therapieeinrichtungen: Patientinnen und Patienten unterzeichnen direkt auf dem Tablet, bevor die Sitzung beginnt. Kein Klemmbrett, kein Ausdrucken, keine nachträgliche Digitalisierung.
Auftragsbestätigungen und Angebote: Kunden können ein zugesandtes Formular im Browser öffnen, lesen und direkt unterschreiben. Die unterzeichnete Antwort landet sofort in der Formsly-Übersicht.
Interne Prozesse: Urlaubsanträge, Gerätenutzungsvereinbarungen, Datenschutzbelehrungen oder Homeoffice-Vereinbarungen – alles, was bisher per E-Mail hin- und hergegangen ist, kann strukturiert und mit Signatur erfasst werden.
Datenschutz und Speicherung der Signaturen
Signaturen werden wie alle anderen Formsly-Daten in der Schweizer Infrastruktur gespeichert. Für Formulare mit aktivierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind auch Signaturbilder verschlüsselt – nur Formulareigentümer können sie entschlüsseln.
Jede Signatur wird zusammen mit dem Zeitstempel der Einreichung und der IP-Adresse des Einreichenden gespeichert. Das schafft eine nachvollziehbare Dokumentationsspur für spätere Überprüfungen.
Aufbewahrungsfristen gelten auch für Signaturen: Wer in Formsly eine automatische Datenlöschung konfiguriert, löscht damit auch die zugehörigen Unterschriften nach Ablauf der definierten Frist.
Für wen lohnt sich die Umstellung?
Besonders profitieren Branchen, in denen Einwilligungen und Genehmigungen zum Alltag gehören: Gesundheitswesen, Beratung, Dienstleistungsunternehmen, HR-Abteilungen, Bildungseinrichtungen.
Aber auch für Einzelunternehmer und kleinere Teams ist die Signatur-Funktion relevant: Wer heute Angebote per E-Mail verschickt und auf eine manuell eingescannte Unterschrift wartet, kann diesen Schritt ab sofort vollständig digitalisieren.
Der Aufwand ist gering: Ein Signaturfeld in ein bestehendes Formular ziehen, Form publizieren oder per Link teilen – fertig. Keine externe Signatur-Software, keine zusätzlichen Logins, keine monatliche Zusatzgebühr.
Fazit: Der letzte Medienbruch entfällt
Digitale Signaturen direkt im Formular schliessen die letzte Lücke im papierlosen Prozess. Was bisher Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen bedeutete, ist jetzt ein einziger Schritt im Browser.
Für die meisten Anwendungsfälle im Geschäftsalltag – Einwilligungen, Aufträge, interne Genehmigungen – ist die einfache elektronische Signatur rechtlich ausreichend und praktisch sofort einsetzbar.
Formsly macht das möglich, ohne zusätzliche Tools, ohne US-Cloud-Abhängigkeit und mit derselben Datenschutzarchitektur, die für alle anderen Formulardaten gilt.